Tak Perlu Sortir Manual, Sistem Arsip Digital Ini Bantu Pantau Masa Retensi Arsip

 “Inovasi Visual JRA Bikin Berkas yang Sudah Waktunya Musnah Langsung Berubah Warna”

Ilustrasi proses pemilahan arsip manual yang menguras waktu dan tenaga sebelum diterapkannya digitalisasi sistem kearsipan. Sumber: Pexels.com

ARTIKEL | JATIMSATUNEWS.COM - Ketika dokumen di instansi menumpuk hingga tahunan, masalah utama bukan hanya pada penyimpanan, tetapi juga mengidentifikasi dokumen mana yang masih relevan dan mana yang seharusnya dimusnahkan. Selama ini, menentukan berapa lama dokumen harus disimpan menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) seringkali dilakukan secara manual, yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Satu per satu dokumen harus diperiksa oleh arsiparis, melihat uraian masalah dan tahun pembuatannya, dan kemudian menentukan apakah masa penyimpanannya sudah habis atau belum. 

Namun, selama menjalani Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur, penulis menemukan sesuatu yang berbeda. Di sana, sistem SIAP BAIK (Sistem Informasi Arsip Berbasis Elektronik) memungkinkan proses penyortiran dokumen yang sudah habis masa simpannya dilakukan secara otomatis. 

JRA Otomatis sebagai Pengingat Masa Retensi Arsip 

Penghitungan JRA yang berjalan otomatis adalah salah satu fitur canggih dalam sistem SIAP BAIK. Dimana ketika arsiparis memasukkan data arsip ke dalam sistem, sistem secara otomatis membaca tahun pembuatan dokumen dan menghitungnya sesuai ketentuan JRA yang berlaku. 

Sebagai contoh, arsip keuangan biasanya disimpan selama sepuluh tahun. Jika arsip keuangan tahun 2015 dimasukkan ke dalam sistem pada tahun 2025, SIAP BAIK akan langsung mengetahui bahwa masa simpan dokumen tersebut telah habis. Yang menarik dari sistem ini adalah bahwa itu tidak hanya menampilkan angka. Ketika arsip dikirim telah melewati batas waktu yang ditetapkan oleh JRA, kolom tahun di layar akan berubah warna menjadi merah. Ini memberikan sinyal visual yang langsung terlihat tanpa perlu membaca setiap detail dokumen. 

Menyederhanakan Proses Penyortiran Arsip  

Indikator berwarna merah ini memiliki dampak yang signifikan pada efisiensi kerja, meskipun terlihat sederhana. Arsiparis tidak perlu menghitung manual atau menelusuri setiap berkas untuk mengetahui status dokumennya. Mereka dapat segera menemukan arsip mana yang telah melewati batas waktu simpan dengan melihat tampilan utama sistem. Selanjutnya, arsip yang ditandai merah tersebut dimasukkan ke dalam daftar evaluasi untuk menentukan apakah akan dinilai kembali atau dimusnahkan. 

Best practice yang diterapkan oleh Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur menunjukkan bahwa digitalisasi bukan sekadar mengubah kertas menjadi file scan. Teknologi yang berkualitas tinggi seharusnya dapat membantu proses pengambilan keputusan, meringankan beban kerja manusia, dan bukannya hanya mentransfer tugas ke layar komputer. 

Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur berhasil meningkatkan efisiensi proses penyortiran yang biasanya memakan waktu berbulan-bulan dengan fitur JRA otomatis berbasis indikator warna ini. Pengalaman ini menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi kearsipan yang didukung oleh proses digitalisasi dapat menjadi salah satu langkah menuju pengelolaan arsip yang lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. 

Penulis: Anggita Trisnandia Arifin dan Intan Syaharani mahasiswi Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital Fakultas Vokasi Universitas Airlangga